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衡阳师范学院校友会公章管理制度

文字:   编辑:校友网  
[时间]:2015-02-13 [来源]: [浏览次数]:

一、印章的使用范围

1、公章使用:由校会名义签发的文件、文书,包括各类通知、报告、决定、计划、纪要、函件、报表等,代表校友会对外工作联系的介绍信,需要证明的各类材料与院校友会的各类合同,项目协议、授权书、承诺书及其它需要的签章等。

2、其它情况需加盖公章、必须由校友会秘书长签批。

二、印章的使用要求

1、凡在校友会红头文件、重要数字、以单位名义发信息与校友会的各类合同、项目协议或授权书、承诺书等重要材米料上加盖公章的,必须由校友会会长或秘书长同意签字后,方可盖章。

2、凡涉及到财务、税等内容的各类型报表、报告、申请、便函、介绍信等必须由校友会会长或秘书长签字后盖章,否则,不予盖章。

3、一般报送材料、便函、需加盖公章的,由审核材料的副秘书长同意签字后,方可盖章。

4、公章禁止带出本单位外使用。如因特殊需要,必须经校友会秘书长同意后,方可带出。公章带出期间,借用人只可将公章用于申请事由,对公章的似用后果承担一切责任。

5、对一些行文不规范(字迹潦草、有明显涂、改痕迹、表达不清、落款单位不明)的文档,拒绝加盖印章。

6、印章一律不得在空白纸页上使用。严禁在空白的纸张、表格、信函、证件等上面加盖校友会印章。严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信,如遇特殊情况,必须提出书面申请,经会长同意后,方可用章。

7、凡启用公章,经办人都要先出示领导签字,然后认真填写公章启用登记表,经办人在“公章启用登记表”上签字并填写清楚文件材料名称、份数、时间和需要说明的事项,么章管理人进行审,严格按文件核准印数加盖公章,确保无误后方可盖章。

8、特殊情况急需使用公章的,由公章使用人注明事由,并向秘书长取得联系后可先行用章,但公章使用人应在事后及时补办手续。

9、负责管理公章人员必须认真负责、严格管理,按照管理程序办事,应当认真核对有关内容,使用人所填写的内容和拟使用公章的文稿材料不符的,不予用章。否则,出现事故,责任由公章管理人员自己承担。

10、规范使用印章,做到“齐年盖月”(即印章的左边缘与落款日期的年相齐,月、日盖在印章的下面);盖章日时用力要均匀,落印要平衡,印泥(油)要适度,保证印迹端正、清晰。

11、有下列情况,公章必须停用:单位名称变动;公章使用用损坏公章遗失或被盗,声明作废。

12、经批准停止使用的公章由校友会统一封存或送上级主管部门销毁,不得私自处理。

三、印章的保管

1、校友会所有公章由专人负黄管理,未经秘书长批准不得私自转交他人代管;

2、保管人员要建立“公禁私自交于他人章启用登记表,定序位用人为的,公章存放在指定安全的地方,严禁擅自携带外出。

3、公章保管人因事离岗时,须由秘书长指定人员暂时代管,以免贻误工作;公章专管员外出,移交公章时,需由秘书长同意。

4、保管人需负责对印章的保养,使用中达到干浄、字迹清晰、色调鲜艳。

5、保管人因工作需要调离,需办理公章交接手续。

6、公章遗失应及时上报,对外登报作废。

衡阳师范学院校友会

2012年12月10日