衡阳师范学院校友集体返校聚会服务指南

一．提前预约

校友年级、班级返校聚会负责人须提前15天通过“衡阳师范学院校友会微信小程序”预约。操作如下：

第一步：微信小程序搜索“衡阳师范学院校友之家”，先进行校友实名认证、领取校友卡。或者从“衡阳师范学院校友会”公众号选择“服务”-“衡师校友”进入微信小程序“衡阳师范学院校友之家”。

第二步：点击左下角“服务大厅”，进入“集体返校预约”点击“发起返校”，真实填写相关信息再提交。需要提供的主要信息内容有：预约人姓名、身份证号、联系电话计划返校时间、返校人数等。预约成功后，由平台后台推送短信至预约人和各学院联络人手机号。也可点击“学校联络人”直接电话联系学院校友工作联络老师。

二、沟通确定返校活动方案

各学院联络人与预约人沟通具体返校活动方案，主要是邀请校院领导、行程安排、场地布置、校园参观点、宣传氛围、师生联谊、讲座或报告会、捐赠仪式（基金或实物）、预订酒店等方面，并制作文字方案经学院书记或院长签字后报送合作发展与校友联络中心备案。

三、返校当日接待工作

1.合作发展与校友联络中心负责：邀请校领导（如有需要）；协调做好参观校史馆、湘南第一党支部陈列室、观看学校宣传片、校内食堂用餐体验、车辆进入校园等服务工作。

2.各学院负责：做好校友座谈会、师生联谊会、校友讲座（报告会）、学术交流、项目合作、捐赠等方面组织工作；安排至少1名班子成员全程陪同校友；负责提供志愿者引导服务；负责收集校友信息；负责制作宣传用品和全程摄影摄像。

四、活动总结

各学院在校友返校活动结束后五日内，整理好校友信息导入校友数据库，将新闻稿、影像资料等编辑好发送至邮箱：hysfxyxyh@hynu.edu.cn，合作发展与校友联络中心负责在校园网和公众号上宣传。

衡阳师范学院校友会秘书处办公地点:东校区行政办公楼509室，联系人：罗老师0734-3456308。